1. 杭州会场布置应根据会议时间确定。上午8:30-9:00举办的，必须安排在前晚；下午2:30-3:00举办的，必须安排在当天上午；有特殊情况的，根据实际情况安排时间。

   
   

2.座位安排和餐桌卡。根据参加人数，安排座位（以便参加人员核对座位）并打桌牌。在这里我们要特别注意主席台上的座位顺序（顺序很特别，后面会详细解释）和桌牌，因为主席台上的人不是领导就是客人。座位的顺序和名称不得有误，必须反复核实。在安排座位和打印桌牌之前，还有一个过程来收集与会者名单。如果会前讲台上有变动，就要迅速补齐和调整座位。我们再谈一谈。会议标志应张贴在会议室门口和路线拐角处。如果是特别大的会议，应该在道路的显著位置放置大的标志。

3.放置麦克风。有条件的话，讲台上所有人都要放麦克风；麦克风不够但扬声器较多的，中间放3-4个固定麦克风，两边按发言顺序放移动麦克风。如果有人需要在舞台上发言，一人可以在讲台最右侧留一个空间（根据场地情况可左或右），另一人可以在讲台最右侧放置一个固定的演讲者座位。主席台下发言者的顺序是根据年龄和进入的便利程度来安排的（这与第二步有关）。放置后，逐个测试声音，调整声级。

4.输入数据。会议材料按顺序排列的，按顺序排列；不按顺序排列的，按方便与会者阅读的顺序排列；有A3和A4两种材料的，A4在上，A3在下。记住一个原则：先小后大，先短后长。（不关心是否不需要显示数据）

5.播放视频。无论是看直播电视还是放映，都要预留一台电视或电脑，并安排2-3名工作人员在侧厅待命，操作人员可以随时观察侧厅的播出情况。调试完毕后，要反复观看，以免会议过程中出现图像干扰。

6.后勤保障。一是供电和照明。停电时一定要联系供电局，准备好发电机。二是备茶。根据领导要求、天气、开会时间等情况确定是否放茶杯或矿泉水。第三，标志。使用LED灯的要检查是否可以使用，不能使用的要及时修理；使用横幅的要测量大小和字体大小，至少在开会前一小时拉。四是工作人员。如果允许员工参与或人数足够，最好在座位的最后一侧有2-4名员工。