活动策划应该提前一周到一个月写下计划流程，至少提前三天确定主要嘉宾名单，提前一天安排好会场背景、音响投影、桌椅、桌布、台标等基础材料，并注意多准备表格标签和制作表格标签的纸张，防止人员变动。

        在进行杭州会场布置时，要注意突出主题。一般来说，我们需要为会议场地的布局准备主题横幅、投影内容和会场背景框架。会场布置好后，可以选择在会场桌上摆放更多的绿色植物和桌花。场馆的灯光要明亮柔和，增加场馆的温馨气氛。场馆内每张桌子上都要准备一瓶矿泉水和一个杯子。如条件允许，可安排专人负责倒茶。设置会议签到、会议引导标牌、迎宾人员，让客人少走弯路，提前告知卫生间位置，应该有引导标牌。

       会场布局有几种常见的形式，主要是相对形式。讲台和代表席采用面对面形式，突出讲台的位置。相对形式分为礼堂、教室和月亮。全能型是一种没有特殊讲台的会场布置形式，所有参与者坐在一起，包括圆形、椭圆形、矩形和多边形。

        半封闭，介于相对封闭和全封闭之间，更适合中小型工作会议。有一个讲台，但是前面和两边都有代表性的座位，不仅突出了讲台的位置，而且气氛和谐，分为马蹄形、T形和拱桥。

        以分散的方式，场馆被分成几个中心，每个中心都有一个主桌。在一定程度上，既能突出主桌的地位和作用，又能为参与者提供多种交流机会，气氛相对轻松和谐。它分为圆桌、方桌和v形。

         会场布局的选择是一门学问，什么样的会议，需要配备什么样的基本设置，都需要规划人员根据专业经验来判断，会场布局不需要花哨，而是实用，具有人文关怀。